Bazele poştei electronice
Bazele poştei electronice
10 trucuri pentru scrierea unui email elegant
1. Nu sunt LOL, nu este o glumă.
Unii oameni adoră să primească glume de la prietenii lor prin intermediul poştei electronice, pe când alţii ar prefera să meargă la dentist decât să-şi piardă timpul sortând mesajele cu glume. Asiguraţi-vă că nu vă "inundaţi" prietenii şi familia cu mesaje (inclusiv glume) inutile şi irelevate. Întrebaţi-vă prietenii dacă vor să primească regulat frânturi ale umorului dumneavoastră ascuţit.
2. Scrieţi puţin
Unul din beneficiile poştei electronice este acela că aveţi posibilitatea de a comunica rapid şi concis. Nu pierdeţi acest beneficiu prin mesaje foarte lungi.
3. NU ŢIPAŢI, VĂ ROG.
Evitaţi să folosiţi doar majuscule în mesajele electronice deoarece este la fel cu a ţipa la cineva, care rareori este un lucru potrivit.
4. Defăimarea fişierelor ataşate
Trimiteţi fişiere ataşate doar dacă ştiţi că persoana care le primeşte le doreşte şi are programul necesar pentru a le deschide. Este mai mult decât frustrant să primiţi un fişier important care nu poate fi deschis la primire. Fişierele ataşate nedorite sunt mai enervante decât spam-urile, iar uneori pot fi periculoase datorită posibilei transmiteri de viruşi.
5. Compuneţi-vă gândurile înaintea mesajului
În timp ce poşta electronică şi mesajele instant sunt populare pentru flirt şi bârfă, reţineţi că mesajele pot fi trimise mai departe accidental sau intenţionat unor destinatari fără ca dumneavoastră să ştiţi sau să consimţiţi. Când compuneţi un mesaj nou, reţineţi că este posibil să fie trimis mai departe de destinatar.
6. BTW, atenţie la acronime
Fiţi atenţi la acronimele şi abrevierele pe care le folosiţi, cum ar fi: LOL, BRB sau altele. După cum a arătat studiul Yahoo! Mail Netiquette, mulţi oameni nu cunosc ce înseamnă abrevierele comune utilizate în mesajele electronice. Pentru comunicaţiile de afaceri este important să fiţi cât mai expliciţi; dacă oamenii nu înţeleg ceva, există posibilitatea comunicării greşite.
7. Exersaţi-vă răbdarea
Fiţi înţelegători cu tehnofobii din jurul dumneavoastră. Mai există destui oameni (fără îndoială "nenorocirea" existenţei dumneavoastră) care nu sunt la curent cu această tehnologie care a devenit "aerul" comunicării pentru dumneavoastră. Scăpaţi de această durere împărtăşind cunoştinţele şi convertind "ateii" la puterea pozitivă a comunicării online.
8. Stilul semnăturii
Atunci când trimiteţi mesaje electronice, luaţi în considerare să folosiţi o semnătură care include informaţii relevante despre dumneavoastră şi modalităţile de contact - este asemenea unei cărţi de vizită. În acest mod, dacă destinatarul doreşte să ia legătura cu dumneavoastră, are informaţiile de care are nevoie. Multe servicii de poştă electronică vă dau posibilitatea să vă stabiliţi o "auto-semnătură" care va apărea în fiecare mesaj pe care îl trimiteţi.
9. Nu renunţaţi la maniere
Nu lăsaţi ca anonimatul mesajului electronic trimis să conţină limbaj urât. Este uşor să scrii un mesaj care conţină cuvinte jignitoare când acesta nu este înmânat personal. Dar luaţi în considerare repercursiunile acţiunilor dumneavoastră.
10. Timpul este Esenţial
Atunci când comunicaţi online trebuie să reţineţi că majoritatea oamenilor au tendinţa să aştepte răspunsuri imediate la mesajele electronice legate de afaceri. Este recomandabil să răspundeţi în 24 de ore. Totuşi reţineţi că unele situaţii de urgenţă cer un timp de răspuns foarte scurt. Dacă veţi fi plecat de la birou pentru o perioadă mai mare de timp, ar trebui să folosiţi întotdeauna opţiunea "vacation response" (răspuns de vacanţă) care reprezintă un mod agreabil de a seta timpul când veţi putea răspunde la mesaje.
Înapoi: Introducere - Emails
Bazele poştei electronice